Par Nicolas Baret, Auteur du Blog « Passionnément Patron »

Peu de dirigeants le savent, mais les impayés demeurent parmi les premières causes de défaillances des entreprises. Les défauts de paiements sont de nature à faire peser un risque considérable sur la santé financière de votre entreprise. Il est donc important de traiter ce sujet avec rigueur et méthode. Vendre c’est bien, encaisser c’est mieux !

Dans l’article d’aujourd’hui, vous trouverez quelques conseils pratiques pour limiter les risques d’impayés et sécuriser la gestion de toute votre entreprise.

Bordez vos conditions générales de vente

On reconnait la valeur et le sérieux d’une entreprise à la rigueur de ses conditions de vente. Les « CGV » définissent les règles contractuelles avec vos clients depuis la commande jusqu’au service après vente. On y détail également les conditions et moyens de règlements. Il est important de vous assurer que vos conditions générales de ventes soient correctement rédigées et surtout qu’elles vous protègent en cas de litige avec un client. Pour éviter toute mauvaise surprise, faites les vérifier vos un avocat. En cas de litige qui serait amené à être tranché devant le tribunal de commerce ou le tribunal judiciaire, le juge analysera le respect des règles par chacune des parties dès lors qu’elles sont parfaitement définies.

Privilégiez les règlements automatisés

Pour éviter les retards de règlements, privilégiez le mandat SEPA.

L’avantage du Mandat SEPA, c’est qu’il vous permet d’être réglé à date fixe et surtout, d’être averti immédiatement par votre banque en cas de rejet. Cela vous permet de pouvoir agir tout de suite pour comprendre les raisons de l’impayé et travailler à la régularisation de la situation du client sans attendre que d’autres factures s’accumulent.

Aborder les conditions de règlements en toute transparence

Le conseil que je vous donne est d’aborder dès la phase de négociation la question des règlements pour aussi connaître comment votre client gère les règlements de ses fournisseurs dans son organisation. Il serait dommage de vous rendre compte après coup que tous les fournisseurs de votre client sont réglés à 60 jours fin de mois et que vous n’avez pas la trésorerie pour y faire face.

Vérifiez la santé financière de vos clients

Il est très important de vous soucier de la santé financière de vos clients et futurs clients. Plus les enjeux financiers sont importants, plus vous devez être vigilant car vous pouvez faire prendre des risques à votre entreprise. Vous disposez de sources d’informations (infogreffe par exemple) pour contrôler la solvabilité de vos clients.

Pour sécuriser votre business, adaptez vos conditions de règlements aux risques de solvabilité de vos clients. Cela peut aller du paiement d’avance jusqu’au paiement à date de livraison en passant par l’exigence d’un acompte à la signature du contrat.

Evitez les erreurs sur vos factures

Une facture erronée, c’est une facture qui sera bloquée par votre client, donc, qui tardera à vous être payée.  Il vous sera en plus compliqué de continuer d’imposer le prélèvement SEPA si votre client a régulièrement à se plaindre de devoir toujours contrôler toutes vos factures. La rigueur de la facturation est essentielle pour mettre en confiance vos clients et fluidifier votre circuit d’encaissement.

Facturer rapidement

Plus vite vous facturez, plus vite vous encaissez ! C’est presque automatique.

Je ne compte plus le nombre de fois où j’ai du relancer certains de mes fournisseurs pour obtenir leurs factures pour les régler. En pareille situation, je me dis soit que mon prestataire doit avoir une trésorerie débordante soit, qu’il a un dangereux problèmes d’organisation.

Ne tolérer pas les retards de règlements

Votre client n’apprécierait pas que vous le livriez lui en retard ? De la même manière, n’acceptez pas d’être payé en retard et agissez de manière immédiate et déterminée.

Le travail de relances des factures impayées est en soit une anomalie de nos organisations. Cela ne devrait pas exister. Et pourtant…

Tolérer une fois un retard de paiement avec un client, c’est prendre le risque de voir la situation se reproduire très régulièrement. Dites-vous qu’un client qui a pris la mauvaise habitude de vous payer quand ça l’arrange, prendra très mal que vous puissiez le rappeler à l’ordre (même gentiment). Vous aurez droit au fameux « je vous ai toujours payé, c’est quoi le problème ? ». En l’espèce, il vaut mieux prévenir qu’avoir à agir contre nos mauvais payeurs. Il faut se montrer dès le départ très ferme sur le respect des engagements.

L’exemple de la société Newrest  spécialisée la restauration collective à bord des avions et des trains est un exemple de rigueur qui a conduit son dirigeant Olivier Sadran (ancien propriétaire du Toulouse Football Club) au succès qu’il connait aujourd’hui. Malgré une concurrence acharnée sur le marché du catering aérien, les conditions contractuelles sont très claires. Tout impayé à date d’échéance induit automatiquement la suspension immédiate des livraisons à venir de plateaux repas. L’affaire ne se discute pas. Autant vous laisser imaginer les conséquences pour les clients d’un vol long courrier si les repas ne sont pas livrés ! Si cela peut sembler assez drastique, la méthode a mis au pli tous les clients de Newrest qui sont basés dans le monde entier rappelons-le. La qualité se paie mais se mérite aussi.

N’ayez surtout pas peur de perdre un client mauvais payeur

Pour conclure, dites-vous que de perdre un client qui vous paie toujours avec du retard ne constituera qu’une perte de chiffre d’affaires pour votre entreprise mais sera susceptible d’améliorer sensiblement votre situation de trésorerie. Un client qui vous doit toujours de l’argent, et un client qui vous fait perdre de l’argent !

Nicolas Baret